CAS CLIENT
Améliorer la collaboration multi-sites
Le constat: le travail en silos freine l’innovation
Tout commence avec Claire, directrice des ressources humaines de l’entreprise. Claire a remarqué depuis quelques mois que les projets interservices peinent à avancer. Elle constate que les équipes de développement, de marketing et de support technique travaillent en silos. Ce cloisonnement et ce manque de communication entraîne des retards et des incompréhensions qui affectent la qualité des livrables et la satisfaction client.
Souvent les réunions se transforment en séances de critiques mutuelles, les mails restent sans réponse et les initiatives collaboratives n’aboutissent pas. Claire comprend que cette fragmentation nuit non seulement à l’efficacité opérationnelle mais aussi au moral des collaborateurs. Depuis l’ouverture du dernier site à Bordeaux, plusieurs collaborateurs se sont plaints de la dégradation de l’ambiance de travail. Elle décide donc de chercher une solution pour restaurer une culture de collaboration.
La solution: Un ajustement sur-mesure du programme KOESIO
Réaliser un audit de collaboration pour comprendre les dynamiques actuelles et identifier les points de blocage
- Des entretiens individuels sont réalisés à distance avec l’ensemble des managers des services développement, marketing et support technique des 3 sites (Paris, Lyon, Bordeaux).
- Un questionnaire est distribué à l’ensemble des collaborateurs des services concernés
Cet audit révèle que les tensions sont dues à des objectifs mal alignés, une communication inefficace et un manque de compréhension des rôles et responsabilités de chacun. On repère également une certaine méfiance entre les sites par méconnaissance des compétences de chaque collaborateur.
Un travail sous forme de séminaires en plusieurs temps
- Un séminaire d’une journée avec les 8 managers (développement, marketing, support technique) des 3 sites: les managers se connaissent bien et travaillent ensemble depuis plusieurs années.
* Travail autour de la vision stratégique et partage des objectifs de chaque service
* Création d’une nouvelle matrice RACI pour redéfinir les rôles et les responsabilités de chaque service
* Identification des zones de collaboration nécessaire dans les processus de travail
- Un séminaire mensuel d’une journée pendant 3 mois avec l’ensemble des équipes.
- L’objectif du premier séminaire est de créer une culture d’équipe: création de l’histoire du développement des différents sites, les changements que génèrent l’ouverture du nouveau site, identifier les objectifs communs, les difficultés rencontrées par chaque service, les avantages de chacun à travailler ensemble, présentation et challenge du travail réalisé par les managers sur les zones de collaboration nécessaires.
- L’objectif du second séminaire est d’améliorer la cohésion sociale: jeu de connaissances, réalisation d’une fresque des compétences pour chaque site, identification des forces et des axes d’amélioration, jeux collaboratifs pour développer la communication
- L’objectif du dernier séminaire est d’optimiser les modes de collaboration: différencier les temps de coopération et de collaboration, prises d’accord de fonctionnement en lien avec les zones de collaboration identifiées, création de rituels multi-sites, création d’une roadmap « produit » qui définit les étapes et deadlines pour chaque service.
Réalisation d’une formation sur-mesure de 2 jours pour les 8 managers: « développer son équipe et améliorer la performance collective »
Au cours de cette formation les participants apprendront notamment à analyser le fonctionnement de la dynamique de leur équipe, ajuster leur posture en fonction des besoins et mettre en place des outils d’intelligence collective pour engager et impliquer leurs collaborateurs. Cela leur permettra de mieux accompagner leurs équipes dans le quotidien et de maintenir les progrès réalisés lors des séminaires.
Les résultats: une collaboration fructueuse
En l’espace de six mois, Claire et les équipes observent des améliorations significatives :
– Réduction des délais de livraison de projets de 25%, grâce à une meilleure coordination entre les services.
– Augmentation de la satisfaction des employés de 40%, mesurée via un questionnaire interne.
– Diminution des conflits interservices de 50%, constatée par une réduction des sollicitations de la DRH pour médiation.
– Amélioration de la communication interne, avec un taux de réponse aux mails proche de 100%
Ces résultats démontrent que le programme KOESIO a permis à l’entreprise S de transformer sa culture d’entreprise en une culture de collaboration et de confiance. En brisant les silos et en renforçant la cohésion entre les services, les collaborateurs sont plus motivés et alignés, ils travaillent ensemble vers des objectifs communs.